1 Översikt – Startsidan 

Klicka på knappen ”Förslag” för att öppna funktionen

2 Förslag

I nedanstående funktion fyller man i de information man vill skicka till berörd ansvarig för förslagsverksamhet.

3 Förslag – Listfält

Inlämnat av                         = Här väljer man vem som lämnar in förslaget

Ämne                                  = Här kan man skriva in vilket ämne det handlar om

3.1 Förslag – Textfält

Skriv in ditt förslag             = Här beskriver man förslagets innehåll

3.2 Förslag – Kryssrutor

Vem vill du skicka till?        = Här väljer man vem man vill skicka förslaget till

3.3 Förslag – Knappar

Gem                                    = Möjlighet att skicka med bilagor till förslaget

Skicka                                  = Klicka på knappen för att skicka förslaget.

Allmänt

Att effektivisera företagsverksamhet borde vara en själv klarhet. Och avvikelsehantering är en av de effektivaste hjälpverktyg.

1 Översikt – Startsidan 

1.2 Översikt – Lämna avvikelse - Administratör

1.3 Lämna avvikelse – Knappar

Ny                        = Skapar ny avvikelserapport

Avbryt                 = Avbryter ändringarna

Länka                   = Skapar länk i dokumentet

Skicka                  = Skickar till vald mottagare

Bifoga fil             = Bifogar fil till aktuelle avvikelserapport

1.4 Lämna avvikelse – Listfält

Inlämnat av        = Vem som har skickat in avvikelsen

Datum                 = Datum för inskickat avvikelserapport

1.5 Lämna avvikelse – Textfält

Vem/var upptäcktes avvikelse    = Kan välja vem som har upptäckt avvikelse (Måste välja något)

Vem vill du skicka till?                   = Kryssa för de du vill skicka avvikelsen till (Måste välja något)

1.6 Lämna avvikelse – Struktur

Mall                     = Mallar som man kan välja mellan

Datum                 = När mallen har skapats

1.7 Lämna avvikelse – dokument

Dokument                                       = I dokumentet skriver man vad som har hänt

1.8 Lämna avvikelse – Sidopanel

Externa dokument                         = Här kan man ta del av informations som är inlagda

1.9 Lämna avvikelse – Användare - översikt

1.10 Lämna avvikelse – Knappar

Ny                        = Skapar ny avvikelse

Avbryt                 = Avbryter ändringarna

Länka                   = Skapar länk i dokumentet

Skicka                  = Skickar till vald mottagare

1.11 Lämna avvikelse – Listfält

Inlämnat av        = Vem som har lämnat in avvikelsen

Datum                 = Visar vilket datum som avvikelsen är skapad

1.12 Lämna avvikelse – Textfält

Vem/var upptäcktes avvikelse    = Kan välja vem som har upptäckt avvikelse (Måste välja något)

Vem vill du skicka till?                   = Kryssa för de du vill skicka avvikelsen till (Måste välja något)

1.13 Lämna avvikelse – Struktur

Mall                     = Mallar som man kan välja mellan

Datum                 = När mallen har skapats

1.14 Lämna avvikelse – dokument

Dokument                                       = I dokumentet beskriver man vad som har hänt

1.15 Lämna avvikelse – Sidopanel

Externa dokument                         = Här kan man ta del av informations som är inlagda.

Allmänt

Det är ett krav i standarden att ledningssystemet ska vara säkerställt så att inte obehöriga kan ändra i ledningssystemet.

1.1 Översikt-Startsidan

Klicka på knappen ”Konto”

1.2 Översikt-Konto och lösenord

Då kommer du in i ”Konto och lösenord” där du kan skapa nya eller redigera befintliga kontohavare.

 

1.3 Konto och lösenord – Knappar

Spara                   = Spara ändringen

Ny                        = Skapar ny användare

Redigera             = Redigera en vald användare

Avbryt                 = Avbryter alla ändringar

Radera                = Raderar valt användare

Lista                     = Visar lita på alla användare     

Infoga bild          = Infoga bild på användare

Radera bild         = Raderar bilden

 

1.4 Konto och lösenord – Listfält

Användare         = Visar användarens namn

Lösenord            = Visar användarens lösenord (OBS dold)

Verifiera             = Visar användarens verifierings lösenord (OBS dold)

Namn                   = Visar namn på användaren

Befattning           = Visar befattnings namn

E-post                  = Visar E-posten

Mobil nr             = Visar mobil nr

Avdelning           = Visar vilken avdelning som är tilldelad

Knapp (…)           = Knappen med tre prickar öppnar funktion för att skapa avdelning

Administratör    = Här kan man välja vilken administratör ska visas.

 

1.5 Konto och lösenord – Kryssrutor

Starta på första sidan                    = Om man vill bestämma att man alltid ska starta i första dokument.

Får ej godkänna dokument          = Om vill begränsa administratörens behörighet

Kryssruta Behörighet

Administratör                                 = Kryssar man för Administratör då får användaren all behörighet.

Användare                                      = Kryssar man i Användare så kan användare endast ta del av ledningssystemet,

                                förutom, lämna avvikelse, lämna förslag.

Kryssrutan Admin inställningar

Avvikelserapport                           = Kryssar man för Avvikelserapport då får vald användare e-post när en

    avvikelse lämnas in via ”Lämna avvikelse”.

Förbättringsförslag                        = Kryssar man i ”Förbättringsförslag” då användaren en e-post att en förslag

    har in kommit.

 

1.5 Konto och lösenord – Användare

Avancerad behörighet

Här kan man tilldela en användare som inte har behörighet mer än att ta del av ledningssystemet.

Kryssar för den funktion du vill att användaren ska få ha tillgång till.

1.6 Konto och lösenord – Struktur

Kryssrutor          = Kryssar man för en eller flera användare så kan man tilldela i tabellen till höger, samma sak

   för alla som man har kryssat för.

Användare         = Till delat användare

Namn                   = Namn på användaren

Befattning           = Befattning på användaren

Utökad                = Här visas om användaren har tilldelats extra behörighet,

1.7 Konto och lösenord – Tabell

ID – Nr                 = Numret på dokumentet

Dokument          = Namnet på dokumentet

Redigera             = Kryssar man för här så kan användaren redigare valt dokument

Kvittera               = Kryssar man för här så kan användaren så ska användaren kvittera valt dokument.

Dölj dokument    = Kryssar man för här kommer valt dokument inte synas för användaren

1.8 Konto och lösenord – Sidopanel

Externa dokument                         = Visas vilka dokument som är inlagda.

Allmänt

I kravstandarden ska alla medarbetare känna till vilka bindande krav som gäller för tjänsten. Och denna funktion ska det informeras alla medarbetare om gällande lagkrav för tjänsten. OBS att detta gäller beroende på vilken ISO standard man är certifierad.

2 Bindande krav – Administratör

Öppna startsidan

Klicka på knappen ”Lagar”

2.1 Bindande krav – Allmänt

Enligt standarden ska alla lagar och förordningar som är aktuella för företagets verksamhets finnas i ledningssystemets.

2.2 Bindande krav – Översikt

En översiktsbild över alla lagar som är inlagda visas.

2.3 Bindande krav – Knappar

Spara                   = Sparar ändringarna

Ny                        = Skapar ny lag

Radera                = Radera markerad rad

Avbryt                 = Avbryter alla händelse

Noll datum        = Noll ställer datumet

Kategori              = Öppnar funktionen Kategori

Alla lagar            = Visar alla lagar i PDF

Enskild lag          = Visar enskild lag i PDF

Laglista                = Visar laglista i PDF

 

2.5 Bindande krav – Tabell

Gällande bindande krav i verksamheten              = Visar aktuell lag

Senaste utgåva                                                            = Visar senaste utgåva

Kontroll utgåva                                                           = Visar när kontrollen har skett

Utvärdering                                                                 = Visar när utvärdering har skett

Kategori                                                                        = Visar vilken Kategori lagen tillhör

Ansvarig                                                                        = Visar vem som är ansvarig för att lagen är aktuell

 

2.6 Bindande krav – Textrutor

Internet länkar                               = Kopplad till lagen som är bestämt i cellen ”Gällande lag för verksamheten”

Beskrivning av lagen                     = Beskrivning av gällande lag

Betydelse för företaget               = Beskrivning vad lagen betyder för verksamheten

Lag efterlevnad                             = Beskrivning hur man efterlever lagen som är aktuell

Externa dokument                        = Visar vilka dokument som är insatta i funktionen

3 Bindande krav – Kategori

Klicka på knappen ”Kategori” här kan du lägga till olika kategori som du kan sedan använda i tabellen.

3.1 Kategori – Knappar och fält

Skriv önskad text och klicka på lägg till. Så ser du att texten har kommit in i textrutan.

Radera en text, markera den text du vill radera och klicka på radera så raderas texten i textrutan.

4 Bindande krav - Special

Knappen ”Special” öppnar meny för att kunna skapa årtal eller välja årtal.

5 Bindande krav - Skapa år      

Här kan skapar man ett nytt årtal utan att årets resultat raderas utan överförs till nya året.

Men det som nollställ är cellen ”Utvärdering” man ska utvärdera lagen varje år.

5.1 Information

6 Bindande krav - Välj årtal

Här kan du välja vilket år du vill jobba med.

När du har valt år klicka på knappen ”Öppna”.

7 Bindande krav – Användare

Allmänt användaren som inte har någon behörighet att ändra i laglistan kan bara ta del av informationen.

Allmänt

I kravstandarden ska alla medarbetare känna till sin egen befattning och tillhörande hjälpmedel, kunskaper för att kunna uppfylla anställningskraven.

2 Signera befattning – Användare

2.1 Tillvägagångssätt

Öppna startsidan

Klicka på knappen Information

2.2 Protokoll, befattningar etc

Klicka på fliken ”Befattning” och markera din befattning

Klicka på knappen ”Signera”

2.3 Logga in

Välj Användare och skriv in ditt lösenord

• Nu kan du klicka dig fram i alla flikar och se vilken information som finns inlagd i ledningssystemet.
• OBS att detta är anonymt och bara du eller utsedd ansvarig som kan ta del av.
• Om du anser att något är inte rätt eller vill tillägga eller ändra etc så kan du skriva i textrutan.
• OBS du kan inte ändra i själva flikarna dessa är skrivskyddade utan endast ta del av informationen.
• När du har fått ta del av informationen (Kryssa för att du har tagit del av informationen)

2.4 Jag signerar

Och då blir knappen (Jag signerar) aktiv.

Och denna informationsruta kommer upp.

Klicka på ”OK”

Och stäng funktionen

Kontrollera att du har fått e-posten.

2.5 Datum för Signerat

Och datum för signeringen finns framför ditt namn.

Du kan göra detta om när som helst och senaste datumet kommer att visas.

1 Personalenkät - Administratör

Inställning för Personalenkät hittar du under (Meny-Admin-Enkät).

Klicka på knappen ”Enkät”

2 Översikt – Personalenkät

Om det är första gången du öppnar ”Personalenkät” så har vi lagt in exempelfrågor som du kan utgå ifrån.

Eller så skapar du dina egna.

2.1 Översikt – Flikar

Som standard har vi lagt dessa flikar, Trivsel, Delaktighet, Information, Arbetsledning, Utvecklingsmöjlighet, Mobbing, Förbättringsarbete och Helhetsbedömning. Dessa kan du redigera, ta bort eller skapa nya flikar.

Flikarna               =Inkomna svar, Sammanställning och Kommentar går inte att redigera, dessa är skrivskyddade.

2.2 Översikt – Tabell

För varje enskild flik så kan man redigera eller skapa nya frågor.

2.3 Översikt – Kommentar

Är en typ av flexibel kommentars textruta där ”Användaren” kan skriva egna kommentarer. Kommentarrutan är inte kopplad till någon specifik flik utan är fristående.

2.4 Översikt – Knappar

Nästa	=	Öppnar nästa flik
Föregående	=	Går tillbaka en flik
Skicka	=	Skickar resultat till utsedd ”Ansvarig”
Spara	=	Sparar ändringarna
Ny fråga	=	Skapar ny fråga i valt flik
Ta bort fråga	=	Tar bart fråga i valt flik
Redigera	=	Redigerar namnat på fliken (OBS) ändra till Redigera flik
Granska	=	Här kan man se allas flikars frågor, beroende flik man står på
Tidsperiod	=	Inställning för när personalenkät ska gälla från och till
Börja om	=	Här kan man skapa en ny omgång av personalenkäten
Resultat	=	Här kan man förhandsgranska resultatet från personalundersökningen (Sammanställning)

3 Personalenkät – Beskrivning

3.1 Börja så här

Gå in i varje flik och Kontrollera, Redigera, Ny fråga eller ta bort de frågor som du anser du vill justera.

Och klicka på knappen ”Spara” för varje ändring.

3.2 Knappen – Redigera

I denna funktion kan man redigera flikens namn, ta bort, lägga till eller bestämma vilken ordning du vill ha flikarna.

3.3 Knappen - Tidsperiod

I denna funktion bestämmer man när undersökningen ska gälla och avsluta samt vilka som ska delta.

Från och med	=	När undersökningen ska börja gälla
Till och med	=	När kommer undersökningen avslutas
Välj vem du vill skicka e-post till	=	Här kan du kryssa för vem som ska delta i undersökningen
Användaren utan e-post	=	De medarbetare som inte har någon e-post, men finns med i ”Konto och lösenord”
Information till mottagare	=	Här kan man skriva information som skickas till mottagare

3.3.1 Inställning för tidsperiod - Knappar

Markera	=	Markerar alla i tabellen
Avmarkera	=	Avmarkerar allt i tabellen
Skicka	=	Skickar e-post till ikryssade mottagaren

3.4 Personalenkät – Börja om

Du får upp ett meddelande om du vill nollställa allt resultat.

Avbryt	=	Avbryter förfarandet
Ja	=	Raderar allt resultat från mottagaren samt nollställer tidsperioden

4 Personalenkät – Användare

För att svara på enkäten så får man gå via ”Startsida - Information – Befattning” och klicka på ”Personalenkät”

4.1 Logga in

Man måste logga in med sitt eget lösenord som man har tilldelat i ”Konto och lösenord”.

Är man ”Administratör” då kan man också logga här för att bearbeta enkäten genom att kryssa i kryssrutan.

Användaren loggar in med sitt lösenord

OBS allt svar är anonyma.

Knappar

Logga in              = Loggas in för att svara på frågorna

Avbryt                 = Avbryter förfarandet

Glömt lösenord = Lösenordet skickas till berörd användarens epost.

 

4.2 Personalenkät – Besvara frågorna

Här ska man välja vilka nivåer på frågan man bedömer frågan till (1–6) där 1 är minst och 6 är högst.

4.3 Personalenkät – Kryssa för

När man har kryssat för alla frågor så kommer knappen ”Nästa” att bli aktiv. Och man går vidare till nästa flik.

4.4 Personalenkät – Föregående

Här har man möjlighet att gå tillbaka ett steg.

Och när man har kryssat för alla frågor så blir knappen ”Nästa” aktiv.

Så här fortsätter man tills användaren har besvarat alla flikar i enkäten.

I sista fliken (Helhetsbedömning) när man har kryssat i alla frågor så blir knappen ”Skicka” aktiv.

Klicka på knappen ”Skicka” så skickas resultatet till sammanställning.

Du får en information

Klart.

5 Personalenkät – Administratör

5.1 Inkomna svar

Här ser man en sammanställning på alla enkäter som har inkommit.

Svar                     = Hur många som har svarat på enkäten

Resultat              = Här vissa det i % form

5.2 Personalenkät – Sammanställning

Här ser man sammanställning för alla flikar

Område              =Vilket område det gäller för

Antal område    =Anta svar som har inkommit

Snitt%                 = genomsnitts svar på området.

5.3 Personalenkät – Kommentar

Här kan se alla kommentars svar som har inkommit.

Klart

1) Inloggning

När man har klickat på ikonen ”Quality Works” så kommer man till denna Inloggnings fönster.

Beskrivning

Användare

I detta listfält väljer ditt ”Användarnamn”.

Lösenord

I detta listfält skriver du in ditt lösenord.

Logga in

Klicka på knappen för att logga in Quality Works.

Avbryt

Avbryter allt

Glömt lösenord

Om du har glömt ditt lösenord ska klicka på ”Glömt lösenord” och du får upp en informationsruta som bekräftar att det e-post kommer att skickas till ditt e-postadress.