Dokumentstyrning

Programmet Quality Works har sedan 1997 hjälpt företag att införa ledningssystem och uppdatera sin dokumentstyrning

Ersätt konsulter och Word dokument

Det underlättar väsentligt att använda sig av Quality Works istället för en tom sida i Word när man bygger sitt ledningssystem. Eftersom man alltid kan se vilka dokument som ingår i manualen så är det lättare att få grepp om helheten.  Många tycker det är diffust vad ett ledningssystem är och hur man ska sätta sig in i det. Det blir genast lite enklare när allt finns synligt och lättillgängligt direkt på skärmen.
Inga mer mappar av Word dokument
Ingen mer förrvirring över ledningssystem
Helhetsbild över vad som måste göras
Ersätter konsulter
Synligt och lätttillgängligt

Arbeta i Quality Works

1

Välj Grunden till ert ledningssystem

Quality Works erbjuder Exempeltexter, tips och krav om er valda standard. Dessa standarder är ofta väldigt svåra att tyda. De är i praktiken skriva av konsulter på ett språk så att konsulter behöver tyda dessa till småföretagare. Vår lösning på det hela, vi har förenklat och skrivit om texterna så att de står på vardagssvenska

2

Använd exempeltexter

Exempeltexterna följer kravstandarden för den valda strukturen och varje krav i standarden har en egen exempeltext. Istället för att börja på en tom sida kan man därmed utgå ifrån den exempeltext vi tagit fram och redigera den så att den passar er verksamhet. För mindre företag är det inte så komplicerat som det kan låta och vi bidrar med exempel på hur en process kan utformas och hur man beskriver ett antal aktiviteter.

3

Tips och support

Erfarenhet om vad som fungerar och inte fungerar som vi samlat på oss genom åren har vi lagt in som tips. Det kan vara småsaker som man skall tänka på vid utformningen eller användningen av sin manual. Vi har även med tips på hur man skall agera i vissa situationer, till exempel i samband med att man inför en avvikelsehantering. Utöver den kunskap vi lägger in i programmet ingår fri support på programvarans funktioner och på den standard som levererades tillsammans med programmet. Man får alltså även fri ISO support över telefon eller e-post.

Programmets innehåll

Quality Works är uppbyggt så att du hela tiden kan se vilka dokument som finns i din manual. Det kan du se till vänster i programmet, där en trädstruktur finns inlagd.

Arbetsmanual och Originalmanual

För att säkerställa att den framtagna manualen är den aktuella så finns det utöver den godkända manualen (Originalet, originalmanualen) även en Arbetsmanual. Det är i själva arbetsmanualen som du skapar och redigera dokument i din manual. Du kan hela tiden göra ändringar i din arbetsmanual, t ex i samband med att man omarbetar instruktioner och rutiner, utan att dessa påverkar den Originalmanual som finns godkänd. På detta sätt och tillsammans med den inloggningsfunktion som finns i Quality Works säkerställer man att inga obehöriga dokument finns tillgängliga i verksamheten. 

Textdokument och processdokument

Det finns i grunden två olika dokumenttyper i Quality Works, textdokument och processdokument. Textdokument fungerar precis på samma sätt som ett vanligt ordbehandlingsprogram, t ex MS Word och huvuddelen av din manual kommer att bestå av textdokument. Programvaran för Quality Works textdokument är Textcontrol, ett företag som är en samarbetspartner nära knuten till Microsoft. Processdokument används när man vill göra processbilder, skapa ett organisationsschema eller rita upp ett flöde.

Automatiska identifikationsuppgifter

Quality Works är en programvara för dokumentstyrning som säkerställer att dokument i manualen innehar rätt utgåva och andra identifikaitonsuppgifter. För att hantera det på ett smidigt så sköter programmet detta automatiskt i samband med att man skapar nya dokument. I samband med att du skapar ett nytt dokument så får du automatiskt ett sidhuvud och en sidfot där förutbestämd information sedan läggs in. Manualens namn skrivs in i dokument och du behöver inte själv skriva in numreringen för dokument utan dokumentet får automatiskt ett identifikationsnummer och en placering i trädstrukturen.
bokstäver och anteckningsblock
Ett exempel på manual i Quality Works

Hur dokumentstyrning i Quality Works kan se ut

Här är en enkel bild som visar hur dokumentstyrning kan se ut i Quality Works.

Redan ett ledningssystem?

Då kommer Quality Works underlätta ert arbete med att hantera er manual. Ni kommer få mer tid över till förbättringsarbete och lägga mindre tid åt er dokumentation. 

Skapa ett ledningssystem?

Är ni i behov av ett ledningssystem så kan Quality Works hjälpa er färdigställa ett enkelt men effektivt ledningssystem. Det är kostnadseffektivt och ni kommer få mer tid över till förbättringsarbete.

Övriga funktioner relaterat till dokumentstyrning

Sidhuvud och sidfot

Hela manualen och enskillda dokument

Godkänn och revidera dokument

Vy för Admin - Normalanvändare

Innehållsförteckning

Arkivdokument

Revideringsförteckning

Kvittera och okvitterade dokument

Stående och liggande dokument och processer

Fri offert

x
apartmentdiceinboxeyefile-emptyfile-addbookredothumbs-upcheckmark-circlehighlight